riadenie procesov vo verejnom obstarávaní
eProcurement
Elektronický nástroj eProcurement je manažérsky nástroj na riadenie interných procesov obstarávania od vzniku požiadavky, cez vytvorenie plánu, realizácie schvaľovacích procesov v zmysle interných smerníc naprieč organizačnou štruktúrou, priradenia realizácie zákazky konkrétnym pracovníkom, realizácia obstarávania až po uzatvorenie zmluvy/objednávky s následným sledovaním jej plnenia, vystavovania referencií a iných informačných povinností. Elektronický nástroj slúži na tvorbu, schvaľovanie ročných plánov obstarávania, ako aj na ich operatívnu aktualizáciu s možnosťou prepojenia na rozpočet. Elektronický nástroj podporuje generovanie úloh vyplývajúcich z harmonogramu činnosti a následné zasielanie notifikácií a upozornení na blížiace sa termíny v dôsledku čoho zainteresované osoby sú vždy presne informované o blížiacich sa lehotách a povinnostiach.
Systém eProcurement umožňuje riadiť všetky činnosti súvisiace s obstarávaním v organizácii:
Plánovanie verejného obstarávania zahŕňa zber požiadaviek na obstarávanie, interné schvaľovacie procesy a tvorbu plánu obstarávania. Podporuje tvorbu a schvaľovanie ročných plánov obstarávania ako aj ich operatívnu aktualizáciu.
Automatizácia a elektronizácia zberu požiadaviek a tvorba plánov prináša do organizácie poriadok a prehľad o budúcich nákupoch.
Elektronické schvaľovanie požiadaviek urýchľuje a sprehľadňuje schvaľovacie procesy. Každý žiadateľ vie v akej fáze schvaľovania sa
jeho požiadavka nachádza. Riadiaci pracovníci majú komplexný prehľad o potrebách svojich organizačných jednotiek a vedia ich efektívne riadiť.
Prepojením na rozpočet a ekonomické oddelenie je zabezpečené finančné krytie jednotlivých požiadaviek.
Proces realizácie obstarávania je súbor činností potrebných na obstaranie tovarov, služieb a stavebných prác. Každé obstarávanie musí byť zahrnuté v pláne obstarávania, musí prejsť interným schvaľovacím procesom, „základnou“ finančnou kontrolou a jeho plnenie musí byť zahrnuté v rozpočte. Systém eProcurement podporuje zostavenie časového plánu na základe interných pokynov a smerníc, generovanie úloh vyplývajúcich z harmonogramu a následné zasielanie notifikácií a upozornení na blížiace sa termíny. Zadávateľ je tak vždy presne informovaný o blížiacich sa lehotách a povinnostiach.
Každé obstarávanie prešlo schvaľovacím procesom, je naplánovaný jeho harmonogram a je priradený zodpovednej osobe. V závislosti od zvoleného postupu prebehne realizácie procesu obstávania, ktorého výsledkom je zmluva/objednávka alebo rámcová dohoda.
Elektronický nástroj uchováva kompletnú elektronickú dokumentáciu každej zákazky s prehľadným časovým usporiadaním a archivuje ju minimálne po dobu zákonných lehôt.
Evidencia zmlúv a objednávok, ktoré sú výsledkom verejného obstarávania, s možnosťou sledovania čerpania rámcových dohôd a informačných povinností.
Zmluvy, objednávky a rámcové dohody, ktoré sú evidované v systéme eProcurement sú prístupné jednotlivým užívateľom systému. Na nich sú naviazané ďalšie povinnosti vyplývajúce zo zákona o verejnom obstarávaní a interných smerníc ako napr. referencie , rôzne informačné povinnosti a povinnosti vo vzťahu k rozpočtu.
Príslušní pracovníci majú v reálnom čase prehľad o jednotlivých plneniach zmlúv a čerpaní rámcových dohôd. V prípade blížiaceho sa konca platnosti zmluvy alebo rámcovej dohody sú upozornení na potrebu začatia procesu nového obstarávania.
Elektronický nástroj eProcurement je možné využívať v menších organizáciách s jednoduchou organizačnou štruktúrou, ako aj vo veľkých organizáciách so zložitou vertikálnou aj horizontálnou štruktúrou. Tak isto je možné využívať systém eProcurement na centralizáciu procesov obstarávania a schvaľovacích procesov v rámci jednotlivých priamo riadených organizácií (ministerstvá, VUC, mestá, veľké obce).
Stovky spokojných klientov
Viac než dve desaťročia skúseností
Otázky a odpovede
Ako vám môžeme pomôcť ?
Našimi významnými klientmi sú organizácie štátnej správy, ako ministerstvá a ďalšie štátne inštitúcie, univerzity a vysoké školy, subjekty územnej samosprávy – VÚC, mestá a obce, poskytovatelia zdravotnej starostlivosti a ďalšie organizácie, ktoré potrebujú zabezpečiť konkrétny proces verejného obstarávania, potrebujú konzultačné alebo poradenské služby v oblasti verejného obstarávania, alebo prostredníctvom našich elektronických nástrojov zefektívniť procesy verejného obstarávania vo svojej organizácii.