eProcurement

eProcurement je komplexný softvérový nástroj na riadenie procesov obstarávania a verejného obstarávania od tvorby súťažných podkladov až po uzatvorenie zmluvy. Je koncipovaný ako webová aplikácia a nepotrebuje teda na svoju činnosť inštaláciu žiadneho špeciálneho softvéru u používateľa.

Systém eProcurement podporuje automatické zostavenie harmonogramu verejného obstarávania na základe platnej legislatívy, generovanie úloh, ktoré z harmonogramu vyplývajú a následné zasielanie notifikácií a upozornení na blížiace sa termíny. Obstarávač je tak vždy presne informovaný o blížiacich sa lehotách a povinnostiach.

eProcurement komplexne rieši a zjednodušuje problematiku zberu a schvaľovania požiadaviek na plán obstarávania a na obstarávanie. Podporuje tvorbu a schvaľovanie plánov ako aj ich operatívnu aktualizáciu.

PLÁNOVANIE

Modul umožňuje prehľadnú prípravu a schvaľovanie plánov verejného obstarávania, pričom podporuje plánovanie podriadených organizácií. Ďalej umožňuje sledovanie finančných limitov na jednotlivých položkách plánu ako aj automatizované navrhovanie postupu VO pre danú položku.

ZBER POŽIADAVIEK

Tento modul komplexne rieši zber a schvaľovanie požiadaviek na nákup / obstarávanie, ich viacstupňové schvaľovanie a ich zaraďovanie či už do plánu obstarávaní alebo k obstarávaniam a rámcovým zmluvám. Každý žiadateľ je v každej chvíli presne informovaný kde sa v procese obstarávania práve nachádza jeho požiadavka.

EVIDENCIA A SPRÁVA OBSTARÁVANÍ

Priamo nadväzuje na modul plánovania pričom umožňuje vytvoriť nové obstarávanie priamo z položky plánu. Modul samotný slúži na evidenciu verejných obstarávaní a sledovanie fázy, v ktorej sa momentálne nachádzajú. Tento modul je základom pre ďalšie funkcionality týkajúce sa priamo procesu verejného obstarávania.

HARMONOGRAMY

Modul harmonogramov automaticky vygeneruje všetky lehoty a úlohy verejného obstrávania vyplývajúce zo zákona, zároveň zabezpečuje, že osoba zodpovedná za proces daného verejného obstarávania je včas informovaná a notifikovaná o blížiacich sa povinnostiach. Každý obstarávač si môže navyše nadefinovať vlastné termíny, o ktorých bude notifikovaný.

ZVEREJŇOVANIE

Tento modul zabezpečuje zverejňovanie všetkých potrebných dokumentov. Modul taktiež slúži na elektronickú komunikáciu medzi verejným obstarávateľom a uchádzačmi. V súlade so zákonom plne elektronicky rieši aj inštitút vysvetľovania.

SPRÁVA ZMLÚV

Modul slúži na evidenciu zmlúv podľa typov, predmetov, zákazníkov, termínov platnosti a iných parametrov. Zároveň poskytuje informácie o čerpaní rámcových dohôd. Umožňuje tiež evidenciu uspokojenia požiadaviek na obstarávanie z podpísaných rámcových zmlúv.

REPORTING

Celý systém je podporovaný modulom pre tvorbu komplexných reportov a štatistických prehľadov vytvorených podľa zadefinovaných kritérií. Tieto výstupy majú využitie pre rôzne úrovne riadenia v organizácii používajúcej systém eProcurement.

INTEGRÁCIA

Systém je integrovaný s ďalšími informačnými systémami, ako sú eAukcie (certifikovaný systém elektronických aukcií), eZakazky (systém pre komunikáciu a zverejňovanie), Elektronický kontraktačný systém (EKS) a portál Úradu pre verejné obstarávanie. Integračné rozhrania systému eProcurement umožňujú jeho pripojenie rôznym ďalším systémom, ako CRM, ERP a podobne.

POUŽÍVATEĽSKÝ SYSTÉM

Tento modul umožňuje nastavenie prístupových práv jednotlivým používateľom systému tak, aby im systém umožnil vykonať len oprávnené úkony. Modul tiež podporuje definovanie organizačnej štruktúry a zaradenie jednotlivých používateľov, pričom zaradenie v organizačnej štruktúre taktiež definuje činnosti, ktoré je použivateľ v systéme oprávnený vykonávať.

KNOWLEDGEBASE

Tento modul slúži na sprístupnenie informácií týkajúcich sa verejného obstarávania ako sú napríklad interné smernice a postupy pre jednotlivých používateľov systému. Tí tiež môžu zadávať otázky určené oddelenie verejného obstarávania, pričom odborné odpovede na ne sú zverejnené a stávajú sa ďalším obsahom znalostnej databázy.

NOTIFIKÁCIE

Modul slúži na zobrazovanie a zasielanie notifikácií použivateľom systému pri všetkých udalostiach, ktoré v systéme nastávajú. Nejedná sa len o lehoty v procese verejného obstarávania, ale systém je tiež schopný notifikovať o schválení alebo zamietnutí požiadavky v schvaľovacom procese, prípadne na pridanie novej odpovede na otázku do znalostnej databázy, prípadne na pridanie novej zmluvy do evidencie.

www.eprocurement.sk